Két vendégház, két különböző igény – egy tudatosan felépített digitális rendszer

Hogyan alakítottunk ki egy digitális háttérrendszert, amely egyszerűbbé teszi a mindennapi működést?

Amikor egy vállalkozás weboldal-fejlesztésben gondolkodik, gyakran a látvány kerül előtérbe. Egy letisztult design valóban fontos, de önmagában még nem oldja meg a napi működés kihívásait.

A Li-Villa és Li-Vintage Vendégházak projektjénél egészen más volt a cél.

Nem egy teljes arculati megújulásra volt szükség, hanem egy olyan digitális háttérrendszer kialakítására, amely leveszi a vállalkozó válláról az ismétlődő adminisztráció jelentős részét, egyszerűbbé teszi a foglalások kezelését, és gördülékenyebb élményt biztosít a vendégek számára.

Ebben az esettanulmányban megmutatom, hogyan építettünk fel egy olyan rendszert, amely a foglalástól egészen a vendég távozásáig támogatja a vállalkozás működését.

A kiinduló helyzet

A Li-Villa és a Li-Vintage egy vállalkozás két különálló vendégháza. A weboldalak már működtek, online foglalási lehetőség is rendelkezésre állt, azonban a háttérfolyamatok nagy része még manuális volt.

A napi működés során rendszeresen ismétlődő feladatok jelentek meg:

• foglalások kezelése,
• fizetések ellenőrzése,
• vendégek tájékoztatása e-mailben,
• számlázás,
• különböző rendszerek közötti egyeztetés.

Ezek egyenként nem tűnnek bonyolultnak, együtt azonban jelentős időt vesznek el egy vállalkozás mindennapjaiból.

A cél

A cél nem az volt, hogy minél több funkció kerüljön a rendszerbe. Sokkal inkább az, hogy minden olyan folyamat automatizálódjon, amely valódi segítséget jelent a mindennapi működés során.

A két vendégház hasonló szolgáltatást nyújt, de az igényeik nem voltak teljesen egyformák. Ezért nem ugyanazt a rendszert építettük fel mindkét oldalon. Például az egyik vendégház esetében szükség volt Stripe bankkártyás fizetésre, míg a másiknál erre nem volt igény.

Számomra ez természetes része a közös munkának. Nem előre összeállított csomagokban gondolkodom, hanem mindig az adott vállalkozás működéséhez igazítom a rendszert.

A megvalósítás

A projekt során több különálló eszközből egy összehangolt digitális rendszer jött létre.

A fejlesztés részei:

• WP Booking System foglalási rendszer,
• WooCommerce integráció,
• Stripe bankkártyás fizetés (egyik vendégházban),
• automatizált e-mail folyamatok,
• számlázási folyamat támogatása,
• adminisztráció egyszerűsítése,
• személyes betanítás,
• részletes használati dokumentáció.

Nem minden funkció került be mindkét vendégház rendszerébe. Pontosan ez volt a projekt egyik legfontosabb célja: csak azok a megoldások készüljenek el, amelyek valóban értéket adnak az adott vállalkozás számára.

Mit automatizáltunk?

A kialakított rendszer ma már automatikusan kezeli többek között:

• ✔ online foglalások fogadását
• ✔ automatikus visszaigazoló e-maileket
• ✔ érkezés előtti tájékoztató leveleket
• ✔ tartózkodás alatti információs e-maileket
• ✔ távozás utáni automatikus e-maileket
• ✔ online bankkártyás fizetést (ahol erre igény volt)
• ✔ automatikus számlakiállítást teljes összegű online fizetés esetén

Az előleggel történő foglalásoknál továbbra is szükség van egy rövid adminisztrációs lépésre, hiszen a számlázási folyamat ehhez igazodik. Ez tudatos döntés volt, mert így a rendszer a vállalkozás jelenlegi működéséhez illeszkedik.

Apró fejlesztések, amelyek sokat számítanak

Bár a projekt középpontjában nem a redesign állt, a munka során néhány vizuális fejlesztés is készült. Ajándékként teljesen új megjelenést kapott az Árak oldal és a Foglalás felülete is.

A cél az volt, hogy a meglévő arculatra építve modernebb, átláthatóbb és felhasználóbarátabb felületek szülessenek.

Az eredmény

A projekt végére nem csupán egy weboldal működött. Egy összehangolt digitális háttérrendszer jött létre, amely:

• csökkenti a napi adminisztrációt,
• gyorsabb kommunikációt biztosít a vendégekkel,
• támogatja a foglalási folyamatot,
• biztonságos online fizetést tesz lehetővé ott, ahol erre szükség volt,
• stabil technikai hátteret biztosít a vállalkozás számára.

A rendszer nem helyettesíti a vállalkozót. Viszont leveszi a válláról azokat az ismétlődő feladatokat, amelyeket a technológia sokkal gyorsabban és megbízhatóbban el tud végezni.

Mit tanultam ebből a projektből?

Ez a projekt ismét megerősített abban, hogy nincs két egyforma vállalkozás. Még akkor sem, ha ugyanazon vállalkozás két vendégházáról beszélünk.

A jó digitális rendszer nem attól értékes, hogy minden funkciót tartalmaz. Hanem attól, hogy pontosan azt tudja, amire az adott vállalkozásnak valóban szüksége van.

Hiszek abban, hogy egy weboldal akkor válik igazán értékessé, amikor nemcsak jelen van az interneten, hanem aktívan támogatja a vállalkozás mindennapi működését.